What is Change Management ?

การจัดการความเปลี่ยนแปลง คืออะไร ?

การวางแผนการดำเนินการต่างๆ เพื่อลดผลกระทบที่เกิดขึ้นจากการเปลี่ยนแปลง และสนับสนุนให้เกิดการปรับตัวและการยอมรับ พร้อมสร้างศักยภาพใหม่ๆ เพื่อรองรับให้การเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้นอย่างเป็นผลตามเป้าหมายที่วางไว้ โดยการเปลี่ยนแปลง ในองค์กรนั้นเกิดจากปัจจัย 2 ประเภท คือปัจจัยภายนอก ไม่ว่าจะเป็น นโยบายภาครัฐ ปัจจัยทางเศรษฐกิจ การเมือง เป็นต้นปัจจัยภายใน เป็นปัจจัยที่เกิดขึ้นในองค์กรที่ส่งผลให้เกิดการเปลี่ยนแปลง เช่น การเปลี่ยนแปลงนโยบาย การเปลี่ยนผู้บริหาร การปรับระบบการทำงาน การใช้เทคโนโลยีใหม่ๆ เป็นต้น

สถานที่ที่ สัมภาษณ์

ผู้ให้สัมภาษณ์

ชื่อ นางสาวสุนทรี เด่นยิ่งโยชน์
ตำแหน่ง เจ้าหน้าที่ประจำสำนักส่งเสริมวิจัยและนวัตกรรม
หน้าที่ ดูแลเกี่ยวกับเรื่องงานวิจัยของมหาวิทยาลัย เช่นเรื่องเอกสาร การประสานงานต่อบุคคล อาจารย์ในมหาวิทยาลัยทั้งหมด

สรุปการสัมภาษณ์

ระบบการจัดการเอกสารมีการเปลี่ยนแปลงอย่างไร ?

มีการเปลี่ยนแปลงจัดการเอกสารแบบกระดาษมาเป็นระบบคอมพิวเตอร์ แต่ก็ยัง มีบางส่วนที่ต้องใช้การจัดเก็บแบบกระดาษอยู่บ้าง เช่น เอกสารสำคัญที่ต้องใช้ลายเซ็นเป็นหลักฐาน เป็นต้น

ข้อดี เพื่อลดปัญหาในการจัดเก็บเอกสาร ประหยัดทรัพยากรมากขึ้น ลดข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้น ค้นหาได้ง่าย มีความสะดวกรวดเร็วในการจัดการเอกสารและ สามารถเรียกดูเอกสารแบบ Online ได้ มีอายุการใช้งานที่ยาวนาน

ข้อเสีย หากเกิดเหตุไฟไหม้ หรือคอมพิวเตอร์เสียหาย ข้อมูลอาจจะหายได้ แต่หากเก็บไว้บน คลาวน์ ก็สามารถลดข้อเสียนี้ได้

การเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นส่งผลต่อบุคลากรอย่างไร ?

ในทางบวก เพิ่มความสะดวกสบายให้กับบุคลากร สามารถทำงานได้เต็มประสิทธิภาพ นำมาใช้ได้สะดวกมากขึ้น

ในทางลบ ยังมีบุคลากรที่ใช้งานในระบบคอมพิวเตอร์ไม่เป็น
ในแต่ละปีแต่ละสาขาวิชาจะมีการจัดทำเอกสารและรับ-ส่ง

เอกสารซึ่งมีทั้งเอกสารภายในและนอกสำนักงาน ดังนั้นจึงมีระบบจัดเก็บเอกสารของสำนักวิชา มีการใช้อินทราเน็ต เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดเก็บและการค้นหาเอกสารต่าง ๆ โดยระบบจะจัดเก็บทั้งข้อมูลที่ใช้สำหรับในการสืบค้น เช่น เอกสารการประชุม หนังสือเข้า-ออก คำสั่ง ประกาศ แนวปฏิบัติ คู่มือ/เอกสารที่เกี่ยวกับนักศึกษา หรือหากไม่มีไฟล์ เจ้าหน้าที่สามารถ Scan เอกสารผ่านเครื่อง scanner และแนบไฟล์ดังกล่าวผ่านระบบจัดเก็บเอกสารนี้ได้ทันที

ในฐานะที่นักศึกษาเป็นผู้บริหาร นักศึกษาจะดำเนินการอย่างไร ต่อการเปลี่ยนแปลงในแต่ละขั้นตอน ?

1. ทำให้คนในองค์กรรู้ถึงปัญหาที่เกิดขึ้นในองค์กรพร้อมทั้งอธิบายให้ฟังไม่เช่นนั้นจะเกิดการต่อต้านได้ง่าย
2. สร้างหัวหน้าพนักงานที่เชื่อมั่นในวิสัยทัศน์องค์กร มีทักษะการสื่อสาร มีอิทธิพลต่อผู้อื่น
3. กำหนดเป้าหมายระยะเวลาเพื่อให้คนในองค์กรรับรู้และปฏิบัติจนเกิดเป็นวัฒนธรรมในองค์กร
4. สร้างแรงบันดาลใจให้หัวหน้าทีมเพื่อเป็นแรงผลักดันให้ลูกน้องต่อไป
5. ทำให้การเปลี่ยนแปลงกลายเป็นวัฒนธรรมขององค์กร เพื่อให้พนักงานพร้อมสำหรับการเปลี่ยน และพัฒนาไปสู่สิ่งที่ดีขึ้นเสมอ

หลักการทำงานของระบบ

1. ล็อคอินเข้าสู่ระบบ ผู้ใช้บันทึกข้อมูลที่จำเป็นสำหรับใช้ในการค้นหาผ่านโปรแกรม
2. สแกนเอกสารผ่านเครื่อง Scanner ที่ต่อพ่วงกับเครื่องคอมพิวเตอร์ของผู้ใช้ หรือในกรณีที่มีไฟล์อยู่แล้วให้แนบไฟล์ผ่านทางระบบ
3. ทำการจัดส่งข้อมูลจากเครื่องผู้ใช้ไปยังเครื่อง Server
4. ผู้ใช้ค้นหาและ View เอกสารผ่านโปรแกรมที่ทีมงาน MIS พัฒนา

ผู้ที่ไปสัมภาษณ์

ขอบคุณข้อมูลจาก

ชื่อ นางสาวสุนทรี เด่นยิ่งโยชน์
(ตำแหน่ง เจ้าหน้าที่ประจำสำนักส่งเสริมวิจัยและนวัตกรรม
มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีมหานคร)

ดร.กันยารัตน์ ศรีวิสทิยกุล
(อาจารย์ประจำวิชา BCS426 การจัดการธุรกิจดิจิทอล)